传统档案管理以纸质管理为主,纸质文档保存、借阅、管理不方便,容易损坏泄密。信息化时代急需提供电子档案的管理,企业大量电子文档、照片、音频、视频等电子资料和数字资产,但是缺乏有效的管理方法。

如何确保海量档案资料安全?如何更好的发布档案信息,便于查找和使用?如何兼顾档案文档的电子化管理和纸质管理?如何更好地对档案管理工作进行评估和管理?等等这一系列问题,都是需要去解决的。


怎么做好档案管理?

1.建立可靠的海量电子档案库,能和纸质档案关联;

2.建立电子化流程,支持档案借阅、发布等管理;

3提供多种途径,在线档案检索;

4更友好的档案专题发布,建立档案的关联,方便知识的获取;

5提供各种统计报表,方便对档案管理的评估管理;

6在易度档案管理系统建立电子档案库;

7.将档案集中统一管理,建立一个高效实用的档案库。自定义各档案文件夹的名称、属性、档案编号等,还可以添加备注说明信息;

8旧有的纸质档案数字化,现有的电子档案合理化。


档案资料的收集入库

支持多种途径上传档案、档案资料批量入库、浏览器批量上传、Windows拖放上传(web文件夹功能)、海量数据初始导入


入库流程和状态变迁

从上传到正式的发布,系统都制定的相应的规范流程,保证档案的正确性和可用性。

档案整理人,上传档案(草稿状态)、补充各种元数据、通知档案管理员审核(待审状态)

通过审核,档案发布(发布状态)


入库审核流程

支持两种文档入库审批流程,规范化日常档案入库流程


档案文件属性

每个档案文件包括一组属性,用于补充说明文档,同时可根据这些说明文字进行搜索。


档案库的权限控制

设置档案库的安全策略,保证正确的人访问正确的档案资料

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